SRM采購(gòu)管理軟件方案說(shuō)明-運(yùn)籌軟件

SRM采購(gòu)管理軟件說(shuō)明介紹

一、供應(yīng)商管理

1. 供應(yīng)商信息

信息錄入界面涵蓋供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、地址、企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)范圍等基本信息。

支持上傳供應(yīng)商相關(guān)資質(zhì)文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、行業(yè)認(rèn)證證書(shū)等，文件格式包括但不限于 PDF、JPG、PNG 等。

2. 資質(zhì)評(píng)估

設(shè)定多維度的供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)估指標(biāo)，如質(zhì)量認(rèn)證情況、交貨準(zhǔn)時(shí)率、產(chǎn)品合格率、售后服務(wù)響應(yīng)速度等。

為每個(gè)評(píng)估指標(biāo)分配相應(yīng)的權(quán)重，根據(jù)預(yù)設(shè)的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行量化評(píng)估。

生成詳細(xì)的供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)估報(bào)告，以直觀的圖表（如柱狀圖、雷達(dá)圖）展示供應(yīng)商在各個(gè)評(píng)估指標(biāo)上的表現(xiàn)，為采購(gòu)決策提供參考。

3. 供應(yīng)商分類管理

根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)評(píng)估結(jié)果、合作歷史、采購(gòu)金額等因素，將供應(yīng)商分為戰(zhàn)略供應(yīng)商、優(yōu)先供應(yīng)商、一般供應(yīng)商和潛在供應(yīng)商等不同類別。

針對(duì)不同類別的供應(yīng)商制定差異化的合作策略和管理措施，例如對(duì)戰(zhàn)略供應(yīng)商給予更優(yōu)惠的付款條件和更緊密的合作機(jī)會(huì)。

二、詢比價(jià)決策

1. 詢價(jià)單創(chuàng)建與發(fā)布

采購(gòu)人員可根據(jù)采購(gòu)需求創(chuàng)建詢價(jià)單，詳細(xì)填寫采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等信息。

支持從物料主數(shù)據(jù)中快速選擇采購(gòu)物品，確保信息的準(zhǔn)確性和一致性。

選擇需要詢價(jià)的供應(yīng)商，將詢價(jià)單通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)置的消息通知功能或郵件方式發(fā)送給供應(yīng)商。

2. 供應(yīng)商報(bào)價(jià)管理

供應(yīng)商登錄系統(tǒng)后，可查看收到的詢價(jià)單，并在線提交報(bào)價(jià)信息，包括單價(jià)、總價(jià)、交貨期、付款方式等。

系統(tǒng)自動(dòng)記錄供應(yīng)商的報(bào)價(jià)時(shí)間和報(bào)價(jià)內(nèi)容，方便采購(gòu)人員進(jìn)行對(duì)比分析。

3. 比價(jià)統(tǒng)計(jì)分析

將不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息進(jìn)行匯總展示，以表格和圖表的形式直觀呈現(xiàn)各供應(yīng)商在價(jià)格、交貨期等方面的差異。

支持設(shè)置比價(jià)規(guī)則，如最低價(jià)中標(biāo)、綜合評(píng)分最優(yōu)中標(biāo)等，系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定的規(guī)則自動(dòng)推薦合作供應(yīng)商。

采購(gòu)人員可對(duì)比價(jià)結(jié)果進(jìn)行人工調(diào)整和審核，確保決策的科學(xué)性和合理性。

4. 決策審批流程

設(shè)定詢比價(jià)決策的審批流程，采購(gòu)人員提交合作供應(yīng)商推薦意見(jiàn)后，按照預(yù)設(shè)的流程依次由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。

審批過(guò)程中，審批人員可查看詢價(jià)單、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、比價(jià)分析報(bào)告等詳細(xì)信息，并在系統(tǒng)中留下審批意見(jiàn)。

系統(tǒng)實(shí)時(shí)跟蹤審批進(jìn)度，及時(shí)提醒相關(guān)人員處理待辦事項(xiàng)，確保決策流程的高效執(zhí)行。

三、采購(gòu)訂單管理

1. 采購(gòu)訂單生成

根據(jù)詢比價(jià)決策結(jié)果，自動(dòng)生成采購(gòu)訂單，包含采購(gòu)物品信息、供應(yīng)商信息、價(jià)格、交貨期、付款方式等詳細(xì)內(nèi)容。

支持對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行編輯和修改，修改記錄自動(dòng)保存，方便追溯和審計(jì)。

2. 訂單狀態(tài)跟蹤

與供應(yīng)商系統(tǒng)進(jìn)行集成（如有），實(shí)時(shí)獲取采購(gòu)訂單的執(zhí)行狀態(tài)，如已下單、已發(fā)貨、在途、已簽收等。

對(duì)于未集成供應(yīng)商系統(tǒng)的情況，采購(gòu)人員可手動(dòng)更新訂單狀態(tài)，并通過(guò)系統(tǒng)通知供應(yīng)商確認(rèn)。

以可視化的方式展示采購(gòu)訂單的執(zhí)行進(jìn)度，通過(guò)甘特圖或進(jìn)度條等形式，讓采購(gòu)人員清晰了解每個(gè)訂單的執(zhí)行情況。

3. 異常預(yù)警與處理

設(shè)置訂單交貨期預(yù)警機(jī)制，當(dāng)訂單接近交貨期或出現(xiàn)延遲交貨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警信息，提醒采購(gòu)人員及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)。

對(duì)于訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的異常情況，如質(zhì)量問(wèn)題、數(shù)量短缺等，采購(gòu)人員可在系統(tǒng)中記錄異常信息，并發(fā)起異常處理流程，跟蹤處理進(jìn)度，直至問(wèn)題解決。

四、智能對(duì)賬模塊

1. 對(duì)賬數(shù)據(jù)采集

自動(dòng)從采購(gòu)訂單、收貨單、發(fā)票等業(yè)務(wù)單據(jù)中采集對(duì)賬所需的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

支持與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、ERP 系統(tǒng)等進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)同步和共享。

2. 對(duì)賬規(guī)則設(shè)置

根據(jù)企業(yè)的對(duì)賬業(yè)務(wù)需求，設(shè)置靈活多樣的對(duì)賬規(guī)則，如按訂單對(duì)賬、按供應(yīng)商對(duì)賬、按時(shí)間段對(duì)賬等。

定義對(duì)賬數(shù)據(jù)的匹配規(guī)則，如采購(gòu)訂單號(hào)、物料編碼、數(shù)量、金額等字段的匹配方式，確保對(duì)賬的準(zhǔn)確性。

3. 對(duì)賬與差異分析

系統(tǒng)按照設(shè)定的對(duì)賬規(guī)則自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì)，快速找出對(duì)賬差異項(xiàng)，并生成詳細(xì)的對(duì)賬差異報(bào)告。

對(duì)差異項(xiàng)進(jìn)行分類分析，如數(shù)量差異、金額差異、時(shí)間差異等，幫助財(cái)務(wù)人員和采購(gòu)人員快速定位問(wèn)題原因。

4. 對(duì)賬結(jié)果確認(rèn)與處理

財(cái)務(wù)人員和采購(gòu)人員對(duì)對(duì)賬結(jié)果進(jìn)行審核確認(rèn)，對(duì)于無(wú)差異的對(duì)賬項(xiàng)進(jìn)行標(biāo)記確認(rèn)。

對(duì)于存在差異的對(duì)賬項(xiàng)，根據(jù)差異原因進(jìn)行相應(yīng)的處理，如調(diào)整賬務(wù)、與供應(yīng)商協(xié)商解決等，并在系統(tǒng)中記錄處理結(jié)果。

五、物料需求預(yù)測(cè)與補(bǔ)貨

1. 物料需求預(yù)測(cè)

集成多種物料需求預(yù)測(cè)算法，如移動(dòng)平均法、指數(shù)平滑法、季節(jié)性預(yù)測(cè)法等，根據(jù)企業(yè)的歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)、生產(chǎn)計(jì)劃等信息，自動(dòng)生成物料需求預(yù)測(cè)報(bào)告。

支持對(duì)預(yù)測(cè)模型進(jìn)行參數(shù)調(diào)整和優(yōu)化，提高預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性。

以直觀的圖表（如折線圖、柱狀圖）展示物料需求的預(yù)測(cè)趨勢(shì)，幫助采購(gòu)人員提前做好采購(gòu)準(zhǔn)備。

2. 自動(dòng)補(bǔ)貨策略

根據(jù)物料需求預(yù)測(cè)結(jié)果和庫(kù)存水平，設(shè)定合理的自動(dòng)補(bǔ)貨策略，如安全庫(kù)存補(bǔ)貨、最大庫(kù)存補(bǔ)貨、再訂貨點(diǎn)補(bǔ)貨等。

當(dāng)庫(kù)存水平達(dá)到補(bǔ)貨觸發(fā)條件時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)生成采購(gòu)建議，包括采購(gòu)物品、采購(gòu)數(shù)量、建議采購(gòu)時(shí)間等信息。

3. 風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制

對(duì)物料供應(yīng)過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和預(yù)警，如供應(yīng)商交貨延遲風(fēng)險(xiǎn)、物料價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、庫(kù)存積壓風(fēng)險(xiǎn)等。

設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)和閾值，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)超過(guò)閾值時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警信息，提醒采購(gòu)人員采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。

六、財(cái)務(wù)結(jié)算管理

1. 采購(gòu)付款申請(qǐng)

采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)訂單、對(duì)賬結(jié)果等信息，在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購(gòu)付款申請(qǐng)，填寫付款金額、付款方式、付款賬號(hào)等詳細(xì)信息。

關(guān)聯(lián)相關(guān)的采購(gòu)訂單、發(fā)票、對(duì)賬報(bào)告等附件，為付款審批提供完整的依據(jù)。

2. 付款審批流程

設(shè)定采購(gòu)付款的審批流程，付款申請(qǐng)?zhí)峤缓?，按照預(yù)設(shè)的流程依次由財(cái)務(wù)主管、財(cái)務(wù)總監(jiān)等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。

審批人員可查看付款申請(qǐng)的詳細(xì)信息、關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)單據(jù)以及歷史審批記錄，并在系統(tǒng)中留下審批意見(jiàn)。

系統(tǒng)實(shí)時(shí)跟蹤付款審批進(jìn)度，及時(shí)提醒相關(guān)人員處理待辦事項(xiàng)，確保付款流程的高效執(zhí)行。

3. 財(cái)務(wù)結(jié)算與記賬

付款審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)將付款信息傳遞給財(cái)務(wù)系統(tǒng)，進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算處理。

財(cái)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)付款信息生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證，完成賬務(wù)記賬工作，確保采購(gòu)付款業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)核算準(zhǔn)確無(wú)誤。

4. 付款臺(tái)賬管理

建立采購(gòu)付款臺(tái)賬，記錄每一筆采購(gòu)付款的詳細(xì)信息，包括付款時(shí)間、付款金額、付款方式、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)訂單號(hào)等。

提供付款臺(tái)賬的查詢、統(tǒng)計(jì)和分析功能，方便財(cái)務(wù)人員進(jìn)行資金管理和財(cái)務(wù)分析。

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